좋은 프레젠테이션(PPT) 발표에는 공식이 있다

직장을 다니다 보면, 자신의 의견이나 인사이트를 정리해서 내부 혹은 외부에 PPT 포맷의 자료를 작성하여 발표를 해야 할 때가 종종 있습니다. 재밌으면서도 인상 깊은 발표를 하고 싶지만, 마음과는 다르게 지루하고 뻔한 발표를 하게 되는 경우가 많을 텐데요. 오늘은 현업에 적용해 볼 만한 좋은 발표를 위한 공식 5가지를 소개해드리고자 합니다. 

 

 

좋은 프레젠테이션을 위한 공식 5가지

 

프레젠테이션하는 모습

 

효과적인 스토리탤링 기법을 제시하여 비즈니스 명서로 꼽히는 스틱의 인사이트와 개인적인 경험을 기반으로 하여, 몰입감 있는 발표를 위해 지켜야 하는 공식 5가지를 정리해 보았습니다. 

 

1. 예시(스토리)에 집중해라

한정된 시간에 많은 메세지를 전달하려고 하다 보면, 핵심 메세지를 추상적인 개념과 통계 수치 위주로 전달하고, 이를 뒷받침하는 예시는 보통 시간 관계상 생략하거나 줄이는 경우가 많습니다. 하지만, 설득력 있는 발표를 위해서는 예시와 스토리가 주가 되고, 메세지에 대한 설명을 오히려 간략히 전달하는 것이 효과적이라 합니다. 

 

예를 들어, 아프리카에 기부를 독려하는 발표를 한다고 할 때, 아프리카에 얼마나 많은 사람들이 도움이 필요한지 통계 수치를 기반으로 설명하기보다는, 15세 아프리카 아이의 어려움을 구체적인 스토리로 풀어주고 이런 상황에 처한 아이들이 얼마나 많은지 마지막에 설명을 해주면 더 설득력이 있을 것입니다. 사람들은 숫자가 나열된 추상적인 설명보다 공감할 수 있는 스토리에 마음이 더 움직이기 때문입니다.

 

2. 처음부터 핵심에 집중해라

 

 

가장 보편적인 발표 방식은 오늘 어떤 주제에 대해 얘기할 것인지 목차부터 나열하고, 하나씩 설명을 하는 방식입니다. 하지만, 이런 발표 방식은 사람들의 관심을 끄는데 도움을 주지 못하고, 발표가 끝났을 때 깊은 인상을 남기기 힘들 수 있습니다. 발표 초기부터 청중의 관심을 끄는 방법 중 하나는 발표 처음부터 핵심 메세지를 던지는 것입니다.

 

스티브 잡스 Iphone 발표 영상 (출처: 필미필미 유튜브)

가장 유명한 예시로 저는 스티브 잡스의 유명한 아이폰 프레젠테이션이 떠오르는데요. 스티브 잡스는 아이폰 발표를 시작할 때 어떤 내용을 얘기할 것인지, 아이폰의 특장점이 무엇인지 등을 나열하지 않습니다. 대신 그는 발표 시작부터 애플은 항상 혁신적인 제품을 항상 내놓았다고 하며, 이번 발표에서 3가지 혁신적인 제품을 내놓을 것이라 얘기하는데요. 사실 이 3개 제품은 하나의 제품, 즉 아이폰이었습니다. 3개의 주요 기능을 한 번에 실행할 수 있는 제품이 아이폰이라는 것을 발표 시작부터 강조한 것입니다. 만약, 아이폰을 먼저 보여주고 제품의 장점을 하나씩 나열하는 방식으로 평범하게 발표를 했다면 임팩트가 더 적었을 것이라 생각합니다.

 

물론 우리 발표 내용은 아이폰 발표처럼 혁신적이고 사람들이 큰 관심을 가지는 내용은 아닐 수 있습니다. 어찌 보면 그렇기 때문에 더더욱 처음부터 핵심 내용을 잘 드러내는 것이 중요합니다. 다음 발표 때는 목차를 나열하기보다는 발표할 핵심 내용을 잘 들어낼 수 있는 얘기를 발표 시작할 때 넣어보는 것은 어떨까요? 발표 기간 동안 사람들의 관심을 더 끌 수 있는 좋은 방법이라 생각합니다.

 

3. 모든 것을 알려주려 하지 마라

발표 준비를 위해 우리는 많은 시간을 할애합니다. 그러다 보면 너무 열심히 준비한 나머지, 자신이 알고 있는 모든 정보와 예시들을 발표 자료에 넣는 실수를 할 수 있습니다. 하지만, 사람들은 너무 많은 정보를 알려주면 아무것도 기억하지 못합니다. 마치 1시간짜리 영화에 20명의 주인공이 등장하면, 1시간 동안 주인공들 얼굴만 익히려다 영화 끝나고 아무것도 기억 못 하는 것과 같습니다.

 

만약, 자신의 발표 내용이 너무 많은 정보를 담고 있다면, 메세지의 우선순위를 명확히 해서 가장 핵심 메세지에 대한 내용 위주로 발표 내용을 구성하여 핵심 메세지를 잘 전달할 수 있는 방향으로 발표를 구성해야 합니다. 이런 실수를 방지하기 위한 좋은 공식은 요점에 대한 내용이 발표 시간과 발표 자료의 50% 이상을 차지하는지 체크를 하는 것입니다. 만약 50% 이상의 내용이 핵심 메세지에 대한 내용이 아니라면, 너무 많은 내용을 한 발표에 담으려고 하는 것일 수 있습니다. 

 

4. 내용이 궁금하게 만들어라

PPT를 제작할 때 앞서 목차를 나열하는 것과 같이 보편적으로 하는 것이 바로 슬라이드별로 주요 메세지를 설명문으로 나열하는 것입니다. 이런 발표 자료를 받아 읽으면서 발표를 들을 때, 발표 시작해서 첫 페이지 설명할 때 페이지별 메세지를 쭉 읽어보고, "별 내용 없네"하고 집중이 확 떨어지는 경험을 해보신 적이 있을 텐데요.

 

이런 현상을 막기 위해서는, 모든 장표를 메세지 주입식으로 작성하기보다는 궁금증이 유발될 수 있도록 구성하는 것을 추천드립니다. 특정 주제에 대해 궁금증을 유발할 수 있는 가장 쉬운 방법은 질문을 던지는 것입니다. 예를 들어, 특정 대시보드의 사용법을 설명한다고 하면, 사용법 1, 2, 3을 그냥 설명하기보다는, 업무 관련 질문을 던지고, 이 질문에 대한 답을 대시보드를 통해 어떻게 답을 구할 수 있는지 알려주는 방식으로 구성하면 청중으로 하여금 대시보드가 업무에 어떻게 도움이 되는지 더 공감할 수 있습니다. 

 

5. 현실적으로 접근해라

발표 자료를 만들다 보면, 뜬구름 잡는 추상적인 얘기나 이상적인 얘기들을 나열하고 싶은 유혹이 생길 수 있습니다. 왜냐하면, 이런 추상적인 얘기들은 큰 노력 없이 할 수 있기 때문입니다. 예를 들어, 회사 제품 세일즈를 위한 미팅에서 회사 제품에 대한 진부한 장점들을 나열한다면 큰 인상을 남기기 어렵습니다. 하지만, 만약 경쟁사 제품과 같이 올려놓고 직접적으로 장점을 비교해 준다면 큰 인상을 남길 수도 있습니다.

 

항상 경쟁사 제품과 비교를 해야 한다는 뜻이 아닙니다. 중요한 것은 뜬구름 잡는 얘기가 아니라, 현실적으로 와닿는 메세지를 던져야 효과적이라는 것입니다. 발표의 핵심 메세지를 청중이 공감할만한 현실적인 스토리로 전달할 수 있을지 항상 고민해야 합니다. 

 

결론

발표를 잘하는 것은 굉장히 중요한 소프트 스킬입니다. 아무리 좋은 자료와 분석을 했어도, 그 의미를 다른 사람에게 잘 전달하지 못하면 원하는 목적을 달성하기 어렵기 때문입니다. 이런 발표를 잘하는 데 있어 도움이 될만한 5가지 공식에 대해 알아보았는데요. 이 내용뿐 아니라 사람들의 마음을 움직이는 메세지를 전달할 수 있을 것인가에 대해 더 궁금하시다면 히스 형제의 스틱이라는 책을 추천드립니다.